I Arkivplan.no har du mulighet for å opprette kontroller for aktiviteter. Kontrollene fungerer som påminnelser om aktiviteter som skal utføres, og sendes via e-post. 

Muligheten for å opprette kontroller finner du under ”Kvalitetssikring” i kapitlet ”Rutiner”.


Dialog Kontroller/Kvalitetssikring



Oppbygging av en kontroll:
Navn er tittelen på kontrollen (for eksempel: ”Utfør restansekontroll”). Rutine kan være navnet på en tilhørende rutiner knyttet til kontrollen. Fra dato angir dato for første gang kontrollen skal gjennomføres. Til dato angir siste gang kontrollen skal gjennomføres Intervall angir frekvens for hvor ofte kontrollen skal gjennomføres. Send varselangir hvor mange dager før kontrollen skal være utført, man ønsker å få varsling tilsendt pr. e-post. Ansvarlig er navnet på den som er ansvarlig for at kontrollen utføres. Varsling til er e-postadressen til den som skal varsles om at kontrollen nærmer seg. Når her setter du hvor mange dager i forkant påminnelsen skal sendes ut. Merknader dette er et felt for utfyllende informasjon eller kommentarer.

Den ansvarlige for en kontroll vil da få en e-post et gitt antall dager i forkant av at kontrollen skal være utført. E-posten inneholder all informasjon som er definert for denne kontrollen.


Dokumentasjon av utførte kontroller:
Nå den ansvarlige faktisk har utført en kontroll, trykker han/hun på Utført i redigeringbildet.

Det at kontrollen er utført vil da bli dokumenter som en del av planen, se under Kvalitetssikring i ”front-end”:

Liste over utførte kontroller