Utiklingsarbeidet

Utviklingsarbeidet har den siste tida vore drive som eit 3-årig prosjekt der kommunearkivinstitusjonane har ytt økonomisk tilskot og arbeidskraft til ei utviklingsgruppe, og Arkivplan.no AS har tatt på seg å utføre dei tiltaka ein har vorte samde om innanfor rammene for arbeidet.


Vi er no i ferd med å fullføre det siste året i dette utviklingsløpet.


Tiltak som har vorte gjennomført

Funksjonane for desse tiltaka vil vere nærare forklart i brukarmanualen til Arkivplan.no. Ei forenkla oppsummering av dei viktigaste tiltaka følgjer nedanfor:

  • Forbetring av søk og søkevisning:
    • Søkefunksjonen er utbetra slik at ein kan filtrere søka geografisk og til felt i arkivplanen
  • Handlekurv
    • Med denne kan du navigere til ein annan arkivplan og kopiere den eller deler av den til din eigen arkivplan. Funksjonen kan også brukast til å flytte innhald og administrere innhald i din eigen plan.
  • Prosesstyringsverktøy
    • Det er utvikla eit enkelt visuelt verktøy som viser kva status bestemete område i arkivplanen har (Ferdig, under arbeid, ikkje påbegynt).
    • Gule, grøne og raude lys som viser om det er på tide å revidere en rutine eller eit elektronisk system. Ein kan også velge dato for endring, slik at ein får ei påminning om ev. planlagt revidering.
  • E-postvarsling
    • Ein kan legge inn varsling på mappe eller dokument for ev. kontroll, revidering eller andre planlagde prosessar.
  • Samanhengande sider
    • Sider som er lange vert lasta inn gradvis (i staden for paginering). Ein kan «scrolle» seg nedover i staden for å bla til paginerte sider
  • Link til brukarmanual i verktøykasse
    • I verktøymenyen (til venstre i arkivplanen) finn du lenke til brukarmanualen
  • Brukarportal
    • Brukarmanual, hyppige spørsmål (FAQ), forum og nyhende er samla i brukarportalen
  • Sist redigert
    • Som innlogga brukar, kan du sjå kor tid ei mappe eller eit dokument sist vart redigert
  • Siste ti saker
    • I verktøykassa (venstremenyen i arkivplanen) har du ein knapp som viser dei ti siste sakene du har jobba med.
  • Elektroniske system
    • Det er utvikla ein «e-systembyggar» som gjer at ein kan importere informasjon om elektroniske system. Utviklingsgruppa samarbeidar med fagmiljøet om å mate informasjon inn i verktøyet
  • Opprette mappe på øverste nivå
    • Denne funksjonen var tidlegare berre mogleg for utviklar. Alle med redigeringsrettar kan no gjere dette.
  • Skjema for interkommunale samarbeid
    • Det har vorte laga eit skjema for å beskrive interkommunale samarbeid som er relevante for ein arkivplan. Dette ligg som eit val i verktøykassen, og vert oppretta der ein står i arkivplanen når ein brukar funksjonen.
  • Bestandsoversikt
    • Det er laga eit verktøy for kartlegging og registrering av papirarkiv. Til dette er det utvikla ei nettside som fungerer som ein aplikasjon som også kan brukast offline.


Planlagde tiltak


Utviklingsgruppa jobbar med tiltak som skal verte gjennomførte som siste del av det treårige utviklingsløpet. Brukarmanualen skal oppdaterast, og det vert mellom anna jobba med hjelpetekstar og strukturar og malar. I tillegg er vi i ferd med å legge til funksjonar. Nokre døme er:


  • Endringstidspunkt
    • Dato for endring vert synleg for alle
  • Rapporteringsverktøy
    • Det skal lagast eit verktøy for spørjingar og rapportar som gjer at ein kan få ut bestemte register frå arkivplanane, til dømes rapportar om elektroniske system og arkivdeler.
  • Søk
    • Søk i eigen arkivplan vert standard, slik at ein kan velge å utvide søket.
  • Analyseverktøy
    • Det skal opnast for sporing for eigen bruk av arkivplanen.